Libros necesarios

Los Libros de Actas, Cuentas y Socios deben tener las páginas numeradas.

El Libro de Actas es responsabilidad del Secretario o secretaria. Se levanta acta de las Asambleas y de las reuniones de Junta Directiva. En el acta se incluye la fecha, hora, lugar de celebración, número (en Asamblea) o nombre (en Junta) de asistentes, Orden del Día, temas tratados, acuerdos tomados en cada punto y hora de finalización. La firma el Secretario con el Visto Bueno del Presidente.
Se debe resumir lo tratado, sin detallar lo que manifiesta cada uno, y si alguien quiere que conste expresamente su intervención, lo tiene que pedir.

El Libro de Socios es un listado de socios de la APYMA en el que se anotan tanto el nombre del padre como de la madre. Puede figurar también la dirección y el teléfono, aunque no es imprescindible. Se puede rellenar cada año o utilizar la misma lista, especificando alta y bajas al lado de cada nombre.
Actualmente se admite incluir un listado de ordenador, que nos facilitará la dirección del centro, que contiene los nombres de los padres y de las madres del alumnado, pegado en las hojas del libro.
Es importante tenerlo actualizado porque el número de socios se necesita para el cálculo de las subvenciones y para fijar la representatividad, tanto en el centro (si hubiera más de una APYMA), como para el Consejo Escolar de Navarra.
Es responsabilidad del Secretario.

El Libro de Cuentas es responsabilidad del Tesorero. En él han de figurar los ingresos y gastos de la Asociación, así como el saldo anual cada vez que se presentan las cuentas a la Asamblea. El Tesorero firma cada ejercicio con el VºBº del Presidente.
Cuando hay un cambio de Junta, al recibir el libro, se hace una diligencia con fecha de entrega, firmado por el Presidente y el Tesorero nuevos. La nueva Junta Directiva sólo se hace responsable a partir de dicha fecha. La Junta Directiva saliente debe entregar, junto con el libro, los recibos y documentos anteriores.

Es necesario habilitar un archivo para toda esta documentación. No sólo se debe guardar los documentos permanentes sino también los escritos y las circulares de la APYMA y es importante guardar libros, documentación de cursos, circulares, legislación, etc. facilitados por la Federación HERRIKOA, por ser útil a los nuevos miembros de la Junta Directiva en el futuro. El responsable del archivo es el Secretario. Es conveniente guardar todo en el centro (que es el domicilio oficial de la APYMA). Si la APYMA tiene local, debe guardarse allí. Si no, intentar tener al menos un armario en el centro.

Cuestiones económicas

Cuenta Bancaria

La Cuenta debe abrirse a nombre de la APYMA. Se necesita el CIF de la APYMA, un escrito de solicitud, un certificado del acuerdo de elección de la Junta Directiva (firmado por el Secretario. con el Visto Bueno del Presidente), y los DNI y NIF de las personas autorizadas.
Es recomendable que se establezcan tres firmas (obligatorio dos en cada cheque), que pueden ser: Presidente, Vicepresidente y Tesorero. Hay que registrar las firmas en un documento que facilita la entidad bancaria.

El Presidente es el responsable de fondos y subvenciones y ordena los pagos.
El Tesorero revisa y controla, firma los recibos y lleva la contabilidad.
La Junta Directiva gestiona el gasto a partir de lo que decide la Asamblea.

Presupuesto Ordinario

La APYMA está obligada a presentar a su asamblea tanto un presupuesto anual de ingresos y gastos, como el balance de cierre de ejercicio, para su correspondiente aprobación por el máximo órgano de la entidad.

Este presupuesto ha de ser aprobado por la Asamblea y en el se recogen todos los gastos e ingresos por partidas que se prevén ejecutar en dicho año. Este presupuesto es conveniente que esté desglosado al máximo, de esta forma podremos realizar un objetivo seguimiento presupuestario y podremos observar al final el grado de cumplimiento y de ejecución del mismo.

Los conceptos que suelen llevar estos presupuestos son los siguientes:

Ingresos

Saldo anterior.
Aportaciones.
Cuotas ordinarias de socios.
Cuotas por actividades realizadas.
Subvenciones oficiales.
Ayudas y subvenciones privadas (ej. CAN).
Donaciones.
Contratos para realizar actividades con otras entidades.
Ingresos Bancarios.

Gastos

Gastos fijos (alquileres, agua, luz, etc.).
Gastos de personal (si lo hubiera).
Gastos de Secretaría y organización.
Gastos por actividades realizadas.
Inversiones (ordenador, mobiliario, etc.)
Gastos bancarios.
Varios o imprevistos (Aprox. 5%).

Algunas cuestiones económicas particulares sobre la partida de ingresos

Cuotas de los socios: Su cuantía se aprueba en Asamblea. Suele ser una cantidad fija por familia y curso. La cuota es voluntaria aunque es conveniente que paguen todas las familias, porque todas se benefician de las actividades.
Para el cobro de cuotas se puede optar por diferentes vías:

Cobro junto con la matrícula (sistema empleado en los Institutos) e ingreso en la cuenta del Centro (El Centro luego lo abonará a la APYMA).

Enviando una circular a los padres con un sobre para entregar el importe a los tutores.
Habilitar días y horas fijos para cobro en el Centro por miembros de la APYMA.
Facilitar el número de cuenta bancaria de la APYMA para su ingreso por cada familia.
Emisión de remesas de recibos por entidad bancaria

Subvenciones:

Responsabilidad del Presidente de la APYMA.

Existen subvenciones de Ayuntamientos (no todos) y otros organismos públicos. En cada caso pueden estar destinadas a diferentes actividades y establecen otros requisitos.
Hay Ayuntamientos que subvencionan actividades de formación y otros también extraescolares, culturales o lúdicas.
Es importante estar registrada como APYMA en el Ayuntamiento.